Kierownik jednostki (zarząd, wspólnicy, właściciel) składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS):
- roczne sprawozdanie finansowe,
- odpis uchwały (postanowienia organu zatwierdzającego) o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
oraz w zależności od tego czy dany dokument dotyczy jednostki:
- sprawozdanie z badania,
- sprawozdanie z działalności (sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej),
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej),
- skonsolidowane sprawozdanie finansowe.
W/w dokumenty co do zasady należy złożyć w KRS w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Ponadto sprawozdanie finansowe należy złożyć do KRS nawet, jeśli nie zostało ono zatwierdzone w wymaganym terminie, a następnie po jego zatwierdzeniu w ciągu 15 dni wraz z pozostałymi wymaganymi dokumentami.
W myśl wprowadzonych w 2022 roku przepisów, jeżeli do sprawozdania finansowego sporządzonego przez jednostkę zostało złożone oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie lub odmowa złożenia oświadczenia, ewentualnie odmowa podpisu – do KRS należy złożyć również elektroniczne kopie tych dokumentów.
Zgodnie z art. 13 ustawy o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw nowy przepis wprowadzający obowiązek składania do rejestru sądowego w/w oświadczeń lub odmów, zacznie obowiązywać od dnia 1 czerwca 2022 r. Dlatego sprawozdania finansowe, w stosunku do których zostały sporządzone oświadczenia (odmowy złożenia oświadczenia), które zostały sporządzone i zatwierdzone w okresie od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia 31 maja 2022 r. składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami w KRS, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r.
Również skonsolidowane sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z formatem ESEF wraz ze sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej oraz sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa się do KRS po dniu 1 czerwca 2022 r.
