Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości wprowadzone uproszczenie polega na tym, że w przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy istnieje możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład tego organu.
W przypadku wyboru takiego uproszczenia konieczne jest złożenie przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Oczywiście możliwa jest również odmowa złożenia oświadczenia (tak jak w przypadku odmowy podpisu sprawozdania finansowego).
Obecnie nie obowiązuje ustalony wzór oświadczenia. W treści oświadczenia należy jednak zamieścić stwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Należy także wskazać, do którego sprawozdania finansowego oświadczenie to się odnosi, tzn. w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust. 2c). Oświadczenie należy sporządzić w jednej z dwóch form: papierowej (podpisanej własnoręcznie), elektronicznej (podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym).
Z uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych w przypadku, gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy mogą skorzystać wszystkie jednostki stosujące ustawę o rachunkowości - bez względu na formę organizacyjno-prawną.
Uproszczone zasady podpisywania sprawozdań mają również zastosowanie do:
- sprawozdania z działalności (art. 52 ust. 3 pkt 2),
- sprawozdania z działalności grupy kapitałowej (art. 52 ust. 3 pkt 2),
- skonsolidowanego sprawozdania finansowego (art. 63c ust. 3),
- sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (art. 63j),
- skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej (art. 63j).
Należy mieć na uwadze, że z tego uproszczenia mogą skorzystać typowe jednostki gospodarcze, ale również organizacje pozarządowe typu fundacje czy stowarzyszenia.
