Objęcie biur rachunkowych w/w ustawą (prowadzących usługowo księgi rachunkowe, księgi podatkowe lub dokonujących innych rozliczeń podatkowych) ma głównie na celu ich uczestnictwo w szerokim systemie zapobiegającym przestępczym działaniom związanym z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. System ten składa się z GIIF, IO oraz jednostek współpracujących typu KAS, NBP, KNF, NIK.
Ogólnie wszystkie działania sprowadzają się do tego, by przekazać GIIF odpowiednie informacje, objęte zakresem ustawy (głównie określone w art. 72 i art. 74):
- przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 000 euro oraz wykonanym transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15.000 euro (z wyłączeniem transakcji wskazanych w ustawie), przy czym z zakresu tego przepisu wyłączono wprost m.in. podmioty, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 14-15a ustawy - w terminie 7 dni od dnia wpłaty, wypłaty lub przeprowadzenia transakcji,
- o przeprowadzonej transakcji kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15.000 euro, albo o pośredniczeniu w przeprowadzeniu takiej transakcji - w terminie 7 dni od dnia jej przeprowadzenia lub pośredniczenia,
- o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu - niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia.
Należy mieć na uwadze, że biura rachunkowe są instytucjami ewidencjonującymi transakcje klientów w KPIR oraz pełnych księgach rachunkowych i rozliczającymi je dla celów podatkowych PIT/CIT/VAT. Nie biorą udziału w przeprowadzaniu transakcji czy w transferze środków pieniężnych swoich klientów. Dlatego biura rachunkowe głównie muszą analizować ewidencjonowane i rozliczane transakcje klientów pod względem ryzyka związku z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Natomiast ocena tego, czy transakcja wykazuje taki związek, czy nie, spoczywa na biurze, co w praktyce jest niezmierne trudne.
Należy pamiętać, że biuro rachunkowe może powziąć podejrzenie, że dana transakcja służy obejściom pewnych przepisów, ale nie zyska wystarczającego uzasadnienia dla stwierdzenia podejrzenia prania pieniędzy czy finansowania terroryzmu na podstawie samych otrzymanych dokumentów księgowych. Natomiast uzasadnienie takie musi zostać opisane w zawiadomieniu do GIIF, który przedstawia spis danych wykazywanych w zawiadomieniu. Aby umożliwić dokonanie takiej obowiązkowej oceny, ustawa nakłada na biura rachunkowe będące IO wiele obowiązków, w tym przede wszystkim wprowadzenie wewnętrznych procedur i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego.
