Na podstawie art. 86a ust. 4 ustawy o VAT pojazdy uznawane są za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika w przypadkach, jeżeli:
1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza na określonych przez podatnika zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Obecnie VAT-26 podatnik składa w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesie pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Natomiast w przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu podatnik jest zobowiązany do aktualizacji VAT-26, najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje tej zmiany.
Od 1 października 2021 r. ma nastąpić zmiana terminów składania informacji VAT-26. Podatnicy VAT będą mieli czas na złożenie informacji VAT-26:
- do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji VAT,
- natomiast aktualizację informacji VAT-26 powinni złożyć do końca miesiąca, w którym nastąpi zmiana wykorzystywania pojazdu samochodowego.
Aktualny wzór informacji VAT-26 został określony w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 86a ust. 15 ustawy o VAT. Ponadto w związku ze zmianami w przepisach wprowadzanymi w pakiecie Slim VAT 2, od dnia 1.10.2021 r. nastąpi pośrednie uchylenie dotychczas obowiązującego rozporządzenia określającego wzór formularza VAT-26. Projekt nowego rozporządzenia został już udostępniony na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji (legislacja.rcl.gov.pl). Dotychczasowy wzór VAT-26 podatnicy będą mogli stosować do informacji składanych w odniesieniu do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi wykorzystywanymi wyłącznie do działalności gospodarczej poniesionych przed 1.10 2021 r. Natomiast w przypadku aktualizacji informacji, gdyby zmiana przeznaczenia pojazdu wystąpiła u podatnika przed dniem 1.10. 2021 r., podatnik byłby obowiązany do złożenia aktualizacji tej informacji najpóźniej przed tą datą.
