Przechowywanie sprawozdań finansowych

Minimalny okres przechowywania
Zasady i terminy przechowywania dokumentacji księgowej zawarte są w rozdziale 8 ustawy o rachunkowości - "Ochrona danych". Z ww. przepisów wynika, że dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 ustawy).

Natomiast po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe jak również sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku chronologicznym dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości).

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie - termin wprowadzono z dniem 1 stycznia 2019 r. (art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ponadto ustalając termin przechowywania dokumentów poza przepisami ustawy o rachunkowości należy wziąć pod uwagę także inne przepisy dotyczące przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. W przypadku gdy terminy przechowywania wynikające z poszczególnych aktów prawnych różnią się, to przyjmuje się za obowiązkowy - okres dłuższy. Na pewno należy również wziąć pod uwagę przepisy Ordynacji podatkowej, której art. 86 § 1 wskazuje, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Natomiast zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Takie same zasady przechowywania sprawozdań finansowych stosuje się również wtedy, gdy jednostka przekazała roczne sprawozdania finansowe oraz pozostałe elementy dokumentacji systemu rachunkowości innej jednostce, świadczącej usługi przechowywania dokumentów (art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Archiwizacja papierowa
Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli zatem przykładowo sprawozdanie finansowe za rok 2018 r. zostało zatwierdzone do dnia 30 czerwca 2019 r. i następnie przekazane do archiwizacji, to należy je przechowywać przez co najmniej 5 lat licząc od początku 2020 r., to znaczy do początku 2025 r. Sposób postępowania z dokumentami, wobec których ustawowy termin przechowywania już upłynął wskazane jest opisać w polityce rachunkowości jednostki.

Zgodnie art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości dopuszcza się przeniesienie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować zawartość dowodów w trwałej i niezmienionej postaci. Koniecznym warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Uproszczenia tego nie można jednak zastosować do dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów oraz znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Na pewno jednym z ważnych dokumentów jest zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe jednostki. Przepisu tego należy więc przestrzegać w odniesieniu do sprawozdań finansowych za lata 2014-2017, które również mają postać papierową i w takiej formie powinny być przechowywane. 5-letni okres przechowywania został wprowadzony do ustawy o rachunkowości z dniem 1 stycznia 2019 r. jednak na podstawie art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym (Dz. U. poz. 2244), dotyczy on również rocznych sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r.

Chcąc dokonać ich fizycznej likwidacji po upływie okresu zobowiązującego do ich przechowywania, jednostka powinna powołać komisję likwidacyjną, składającą się co najmniej z dwóch osób. Po zaakceptowaniu przez kierownika jednostki wykazu, spisu czy protokołu, w którym będą wymienione dokumenty przeznaczone do likwidacji, komisja może przystąpić do ich fizycznego zniszczenia za pomocą przeznaczonych w tym celu urządzeń lub korzystając z usług wyspecjalizowanej firmy. Przed samą likwidacją jednostka dla celów dowodowych może zachować ich kopie w postaci elektronicznej np. w postaci skanu.

Archiwizacja elektroniczna
Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego w nowej postaci elektronicznej wszedł w życie już od dnia 1 października 2018 r. Obecnie sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki.

Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej oznacza, że jest ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, czyli w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego. Natomiast wydruk w postaci papierowej sprawozdania finansowego sporządzonego w postaci elektronicznej jest tylko kopią tego sprawozdania, a nie oryginałem.

Wśród tzw. e-sprawozdań finansowych wyróżniamy - formę ustrukturyzowaną i nieustrukturyzowaną.
Sprawozdania w formie ustrukturyzowanej sporządzają:
•    jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
•    podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego,
•    podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS.
Forma ustrukturyzowana ma postać pliku w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. Nieustrukturyzowana postać sprawozdania finansowego ma postać pliku zapisywanego w dowolnym formacie a takie sprawozdania sporządzają jednostki stosujące MSR oraz spółki cywilne.

Sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy po jego zatwierdzeniu przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, sporządzone w postaci elektronicznej należy przechowywać w tej formie, tj. na nośnikach elektronicznych. Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, jak należy przechowywać e-sprawozdania finansowe. Każda jednostka samodzielnie powinna wdrożyć odpowiednie systemy zabezpieczeń. Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy każda jednostka powinna ująć w swojej polityce/zasadach rachunkowości.